Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Информационный запрос образец

Информационный запрос образец

Информационный запрос образец

Оглавление:

Нюансы составления письма


Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4. Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты).

В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания.

В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ. При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации.

При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

Универсальные фразы

Составляя письмо — ответ на запрос о предоставлении информации, приходится использовать различные обороты деловой речи.

Так, всё многообразие универсальных фраз, используемых при написании письма-ответа, можно условно разделить на следующие категории:

  • «В связи с …».
  • Обращение:«Уважаемый (-ая)….». Иногда возникает вопрос, какую формулировку обращения выбрать – «Уважаемый господин Иванов» или «Уважаемый Анатолий Степанович». Ответ на данный вопрос следующий: если отношения с партнером только налаживаются, то рекомендуется использовать первый вариант. Если же организация, отправляющая письмо, активно сотрудничает с адресатом, то тогда можно выбрать второй вариант.
  • «С радостью сообщаю Вам….».
  • «Был рад Вам помочь».
  • Вступительные фразы:
    • «В ответ на Ваш запрос информации…».
    • «В отношении нашего телефонного разговора…».
    • «В связи с …».
    • «В ответ на Ваш запрос от ….№….» и др.
  • «Надеюсь, эта информация будет Вам полезна».
  • Прощание:
    • «С уважением».
    • «С наилучшими пожеланиями».
  • «Пишу, чтобы сообщить Вам о….».
  • «За дополнительной информацией обращайтесь в….».
  • «В ответ на Ваш запрос от ….№….» и др.
  • «С уважением».
  • Заключительные фразы:
    • «Надеюсь, эта информация будет Вам полезна».
    • «За дополнительной информацией обращайтесь в….».
    • «Был рад Вам помочь».
  • «В отношении нашего телефонного разговора…».
  • «Отвечая на Ваш вопрос….» и т.д.
  • «В ответ на Ваш запрос информации…».
  • «К сожалению, вынуждены Вам сообщить….».
  • Ответ на вопрос:

    • «К сожалению, вынуждены Вам сообщить….».
    • «Пишу, чтобы сообщить Вам о….».
    • «С радостью сообщаю Вам….».
    • «Отвечая на Ваш вопрос….» и т.д.
  • «С наилучшими пожеланиями».

Правила составления

Законом не определена единая форма для письма-запроса, поэтому составляется документ в произвольной форме с соблюдением ряда правил. Он должен содержать в себе:

  • Подписи уполномоченных лиц и печать организации.
  • Основную суть запроса.
  • Обращение к адресату. Как правило, используется обращение по имени, отчеству с приставкой «уважаемый (ая)». Исключение – письма в официальные в государственные структуры.
  • Регистрационный номер письма, под которым он отмечен в журнале отправленной корреспонденции.
  • «Шапку», в которой указываются сведения об отправителе и адресате (наименование структуры полное, юридический и фактический адрес, контактные данные).
  • Наименование документа.
  • Дату и место его составление.

«Тело» документа, т.е.

конкретно сам запрос желательно начинать с обоснования причины. Нет необходимости расписывать ее очень подробно, достаточно одной фразы. Например, «на основе заключенного ранее договора о…» или «в соответствии с нормативным актом № …» и пр.

В запросе стоит излагать только одну конкретную просьбу или предложение в лаконичной форме.

Конечно, если у отправителя имеется несколько небольших просьб, отправлять множественные запросы одному адресату не стоит. Если ситуация, повлекшая необходимость сделать запрос нестандартная, нужно изложить ее более детально. Так, чтобы у адресата не оставалось вопросов на этот счет. Любой запрос изначально предполагает ответ на него.
Любой запрос изначально предполагает ответ на него.

Если отправителю он требуется срочно, необходимо этот факт указать отдельно.

Например,

«на данный запрос ответ должен быть предоставлен в течение пяти рабочих дней»

или «во избежание недоразумений, просим ответить, как можно скорее» и пр.

В конце письма желательно дать указание на желательный способ ответа. Это может быть просьба отправить:

  1. Бумажное заказное письмо на обозначенный почтовый адрес.
  2. Факсимильное сообщение.
  3. Письмо с курьерской доставкой.
  4. Электронное письмо на e-mail.

Советы офисному сотруднику:

  1. Сплетни в рабочем коллективе – вполне обыденное явление, причем не только среди женщин, как это принято считать.
  2. Предлагаем вам ознакомиться с антисоветами, которые подскажут, как не надо разговаривать с начальником офисному работнику.
  3. Не секрет, что офисный труд негативно сказывается и на физическом, и на психическом состоянии работника.

    Фактов, подтверждающих и то и то, существует довольно много.

  4. На работе каждый человек проводит значительную часть своей жизни, поэтому очень важно не только то, чем он занимается, но и то, с кем ему приходиться общаться.

Что будет, если не представить документы (информацию) по требованию налоговиков или представить их с нарушением срока

В этом случае организации грозит штраф в размере:

  1. 5 тыс.

    руб., если у вас запрашивали информацию вне рамок проверки, а вы представили эту информацию с опозданием ().

  2. 10 тыс. руб., если документы запрашиваются в рамках налоговой проверки контрагента (, Письмо Минфина от 10.07.2017 № 03-02-08/43465);

Как писать?

Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения.

Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон.

Напишите буквально одну вводную фразу, например:

  1. «в соответствии с заключенным договором»;
  2. «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
  3. «для заключения договора».
  4. «на основании наших предварительных договорённостей»;

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать:

«В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…»

. Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения).

А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов. В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование.

Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму.

Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке. Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

  1. «будем крайне признательны, если Вы…»;
  2. «просим выслать…».
  3. «просим сообщить о…»;

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее.

С этой целью можно использовать следующие фразы:

  1. «с нетерпением ждём Вашего письма»;
  2. «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
  3. «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».
  4. «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
  5. «просим ответить по возможности скорее»;

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме. Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

Письмо-запрос акта сверки

Такой запрос направляется, чтобы определить, имеется ли задолженность или переплата по определенным платежам.

Направляется на имя руководителя соответствующей организации, составляется на фирменном бланке в общем порядке делопроизводства.

Открыть и скачать онлайн ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса акта сверки .doc ООО «Млечный путь» 116890, г. Москва, ул. Забелина, 18, офис 2 ИНН 098543905 Тел.

(495) 733-78-18, факс (495) 733-78-19 Начальнику Департамента Росприроднадзора по Восточному федеральному округу Станкевичу Артему Викторовичу г., исх. № 156/59 Запрос на предоставление акта сверки Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду. К запросу прилагаются следующие документы (см.

перечень). Генеральный директор ООО «Млечный путь» /Константинов/ О.К.Константинов

О предоставлении информации

Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

  1. прайс-лист;
  2. технические характеристики товара и т.п.
  3. условия акции, предоставления скидок;

В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

Структура письма

Пишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

  1. сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
  2. суть вопроса;
  3. благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
  4. заголовок, отражающий суть вопроса;
  5. затем – дата составления и исходящий номер документа;
  6. должность, ФИО и подпись отправителя.
  7. обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
  8. благодарность;

Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке.

Образец письма-запроса можно скачать здесь.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами.

Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время.

Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Продвижение по информационным запросам

В большинстве случаев данный тип запросов используется информационными порталами и блогами, так как это их целевая аудитория.

Но никто не запрещает продвигаться по ним и коммерческим проектам. Главное – делать это с пониманием того, как потом конвертировать такой трафик. Некоторые веб-мастера допускают ошибку, продвигая свой сайт по информационным запросам и при этом не давая развернутого ответа на интересующий пользователя вопрос.
Некоторые веб-мастера допускают ошибку, продвигая свой сайт по информационным запросам и при этом не давая развернутого ответа на интересующий пользователя вопрос.

Например, пользователь вводит в поиск «как приготовить пиццу», а в результатах выдачи ему показывается сайт местной пиццерии, предлагающей бесплатную доставку. В данном случае человек не хочет покупать пиццу, он хочет ее приготовить сам, о чем свидетельствует маркер «как».

Поэтому, зайдя на сайт пиццерии и не найдя там подходящей статьи или рецепта, он его закроет, а визит засчитается как отказ.

Это минус в копилку поведенческих факторов, которые оказывают непосредственное влияние на позиции веб-ресурса в выдаче. Поэтому, продвигая свой сайт по информационным запросам, стоит помнить о следующем.

  1. Сразу после клика человек должен понять, что на этой странице он найдет ответ на свой вопрос. Никакой посторонней информации (по крайней мере в начале) быть не должно.
  2. Нужно постараться дать исчерпывающий ответ, чтобы пользователю не пришлось открывать другие сайты после прочтения статьи.
  3. Коммерциализация (если она есть) должна быть минимальной либо незаметной. Стоит помнить, что люди ищут именно информацию, а не товары или услуги.
  4. Писать нужно интересным языком, чтобы у людей складывалось мнение об авторе как о профессионале своего дела. В дальнейшем люди будут искать именно этот сайт в результатах выдачи и в первую очередь кликать по нему.

Продвижение коммерческих сайтов по информационным запросам в последнее время все чаще встречается в SEO.

Владельцы бизнесов поняли, что завлекать людей можно не только товарными и рекламными предложениями, но и с помощью информирования по тем или иным запросам, близко связанным с тематикой сайта.

Например, компания, занимающаяся ремонтом, может разместить в своем блоге статью или видео о том, как сделать ремонт на кухне самому. Как правило, сам процесс представляют в таком ключе, чтобы пользователь понял, что это сложно и трудозатратно, поэтому проще заказать услугу у профессиональных мастеров.

Это далеко не самый эффективный метод продвижения для коммерческих проектов, поэтому акцентировать внимание на нем, игнорируя другие каналы, нельзя.

Чаще всего компании используют подобные стратегии для повышения уровня доверия и лояльности со стороны потребителей.

Письмо-запрос в налоговую

Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы.

Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

  1. ИНН;
  2. ФИО и подпись руководителя;
  3. название;
  4. печать (если применяется организацией).
  5. адрес;

Желательно использование фирменного бланка. ФАЙЛЫ ООО «Затура» г. Москва, 123678, ул.

Свободы, 51, оф. 16 Тел. (495) 222-67-10, факс (495) 222-67-11 ИНН 6173849076 В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ №1 по г.

Москве Исх. № 157 от 4 мая 2017 года Запрос о счетах должника По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч.

8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

  1. номера расчетных счетов, открытых должником.
  2. наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;

К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко

Просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц. От НКО «Помощь пенсионерам» Депутату Законодательного собрания Иванову И.

И. Здравствуйте, Иван Иванович.

Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет.

Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования. На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять.

В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров». С уважением, Петрова А. А. Пояснение: Вышеприведенный текст составлен по всем правилам.

В нем есть:

  1. Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
  2. Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
  3. Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо-запрос на подтверждение информации

Здесь также указываются реквизиты отправителя и причина, по которой вам должны подтвердить ту или иную информацию. Не забудьте указать свои контакты для оперативного получения ответа на запрашиваемые сведения.

Скачать образец можно Рейтинг автораАвтор статьиАдвокат с 10-летним стажем. Автор множества статей, преподаватель ПраваНаписано статей64

Отличная статья 0 Помогла статья? Оцените её

(No Ratings Yet)

Загрузка.

fms 21ру © 2018–2020 – Юридическая помощь онлайн Задать вопрос эксперту Спасибо! В ближайшее время мы опубликуем информацию. Adblock detector

Что запрашивает фирма в ИФНС и для чего

Следует отметить, что письмо-ответ на запрос информации можно поделить на две большие группы:

  1. Отрицательный.
  2. Положительный.

Каждая из этих групп писем имеет свои особенности составления.

Положительный ответ строится следующим образом:

  • вначале необходимо кратко повторить содержание запроса, сделав ссылку на его дату и номер;
  • далее следует предоставить информацию, которая запрашивалась адресатом письма.

Как оформить и отправить письмо-запрос

Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:

  • Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
  • Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.

Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

Письмо о предоставлении информации в ИФНС

Такое письмо не имеет унифицированной формы, поэтому составляется в произвольном виде.

В письме о представлении информации нужно ответить на запрос, изложенный в требовании налоговиков.

Например, если информация запрашивается по конкретной сделке вне рамок налоговой проверки, то вам необходимо либо подтвердить взаимоотношения с конкретным контрагентом (лучше в развернутом виде, то есть описать суть и основания взаимоотношений), либо сообщить, что взаимоотношений с ним не было. Письмо о представлении информации подписывает руководитель организации.

Однако на письме имеет смысл указать контактный телефон бухгалтера. Ведь в случае возникновения вопросов со стороны налоговиков руководитель, вряд ли, сможет ответить на все их них. Отправить такое письмо можно одним из нижеприведенных способов:

  1. по ТКС.
  2. через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС;
  3. по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении;

Также можно передать письмо в налоговую инспекцию лично или через представителя.

Если вы выберете этот вариант, то вам нужно будет составить два экземпляра письма, чтобы один экземпляр с подписью ответственного лица (секретаря) ИФНС остался у вас, а второй — в ИФНС. Если налоговики запросили у вас информацию, то к своему ответу вы можете приложить копии документов, подтверждающих факты, изложенные в вашем письме (например, копию договора с контрагентом, копии накладных, счетов-фактур). Приведем образец ответа на письмо о представлении информации в ИФНС: Скачать бланк письма о представлении информации в ИФНС Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  1. Я не подписчик, но хочу им стать
  2. Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  3. Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Образец письма-запроса о предоставлении документов

«Уважаемый Владимир Александрович!Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов:

  1. приказ о назначении на должность генерального директора.
  2. устав организации;
  3. свидетельство о государственной регистрации фирмы (полученное в ИФНС в установленном законом порядке);
  4. свидетельства ОГРН и ИНН;

Прошу отправить как оригиналы документов (почтой России либо курьерской службой), так и их копии (электронной почтой на составления запроса
У любого хозяйствующего субъекта в ходе производственной деятельности может возникнуть необходимость в оформлении запроса к официальной структуре с просьбой о предоставлении информации или документов. Примеров таких запросов множество:

  1. Запрос кредитно-финансового учреждения о финансовом состоянии клиента и его деловой репутации и пр.
  2. Запрос юридического лица в ФНС о новых нормативах по составлению отчетности.
  3. Письмо коммерческому партнеру с просьбой о предоставлении прейскуранта на услуги.

Запросы относят к корреспонденции, на которую распространяются стандартные правила делопроизводства. Плюс при их составлении учитываются правила, присущие только такому виду документов.

Так, запрос обязательно должен содержать причину, по которой корреспонденту требуется получение информации.

Как правило, это:

  1. Законодательные акты.
  2. Судебные решения.
  3. Заключенные ранее договора.

Причину можно не указывать только, если она очевидна для обеих сторон.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение. Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.

Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса: 1. «Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон). 2. Регистрация в качестве исходящего документа.

Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.

3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….) 4.

Суть просьбы и пожелание сотрудничества.

5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Когда требуется?

Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:

  1. В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
  2. В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
  3. В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
  4. В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
  5. В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.
  6. В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).

Для чего необходим документ

Данная бумага представляет собой письмо информационного типа, составляющееся когда необходимо сделать запрос на предоставление нужных данных или документации. При этом запрашиваемые данные или бумаги должны будут прийти на имя начальника организации, главного бухгалтера или иного лица, занимающего руководящую должность.

Документ может быть оформлен на бланке организации или на листе бумаги А4. Однако если использовать в качестве основы бланк компании, то можно добиться экономии времени, так как на нём будут заранее обозначены все нужные реквизиты фирмы, такие как полное её наименование, информация контактного типа, юридический адрес, а также ИНН, КПП и ОГРН. Факт Внимание! Если использовать чистый листок, то придётся написать всю эту информацию в левом углу сверху.

Отличительные особенности информационных запросов

Помимо наличия особых слов-маркеров информационные запросы также имеют ряд отличий от навигационных и транзакционных.

  1. Ответ можно получить в выдаче картинок и видео.
  2. Глубина просмотров выдачи больше. Получать клики можно даже будучи на 2–3-й страницах выдачи, так как не всегда ресурсы на первых строчках полностью отвечают на поставленный вопрос.
  3. Определения, термины и необъемные данные (погода, курс валют и т. д.) отображаются в специальных виджетах и позволяют людям получать информацию, не заходя на сайты. То есть сама поисковая система отвечает на часть вопросов.
  4. Пользователи одновременно открывают не один, а сразу несколько сайтов для получения более детальной и исчерпывающей информации.
  5. Целевые страницы, на которые попадает пользователь после клика, имеют 2–3-й уровень вложенности, так как информационные сайты, как правило, отвечают не на одну, а на множество тем, для каждой из которых создается отдельная веб-страница.

Деловые письма

Любое письмо является визитной карточкой организации.

Оно отражает ту позицию, с которой представитель обращается к адресату.

Для создания положительного имиджа компании важно выразить в письме доверие, уважение.

В этом случае задачи будут решаться быстрее, а переговоры будут эффективными. Любая переписка, независимо от того, электронная или бумажная она, должна вестись в соответствии с нормами. Они аналогичны телефонным и личным разговорам.
Выделяют некоторые принципы ведения переписки:

  1. оппоненты должны уважать личность и деловую позицию друг друга;
  2. задачи, которые закладываются в письме, должны быть вовремя решены.
  3. к деловым интересам сторон необходимо относиться внимательно;
  4. переписка предусматривает полную конфиденциальность;

имеют ряд преимуществ перед другими видами отправлений:

  1. Электронное сообщение может не отразить полностью просьбу, которая должна быть удовлетворена получателем.
  2. На простое письмо может не поступить ответа, даже если он требуется. Кроме того оно может потеряться в ходе обычной деятельности, поэтому сотрудникам приходится созваниваться и просить о проверке корреспонденции.
  3. В обилии информации обычные отправления могут быть не восприняты должным образом.

    Это приведет к тому, что проблема не будет решена.

Для экономии времени необходимо соблюдение общих правил ведения деловой переписки.

В этом случае возможно устранение недопонимания и спорных моментов. могут отличаться по своей форме. Для правильного составления потребуется выяснить отличия их друг от друга. В этом случае послание будет оформлено должным образом, а отправитель не будет выглядеть глупым. В зависимости от структуры письма могут быть коммуникационными и договорными.
В зависимости от структуры письма могут быть коммуникационными и договорными.

В первом случае выделяют:

  1. претензии;
  2. оправдания.
  3. признания;
  4. отказы;

Эти виды используются в повседневной деятельности чаще всего.

Письма-договоренности имеют большое значение. Они помогают:

  1. подвести итоги;
  2. поставить сроки выполнения задач;
  3. убедиться, что стороны поняли суть договора.
  4. договориться о чем-либо;

Простой язык, используемый в повседневной жизни, при составлении делового письма не используется. В корреспонденции должны быть исключены ошибки и опечатки.

Составитель должен предъявлять повышенные требования к себе. Если этого не сделать, сложится негативное впечатление об уровне образования и интеллекте человека. Документ не должен содержать ни орфографических ошибок, ни неточностей в терминологии и лексике профессиональной сферы.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+